Det har skabt en helt ny kommunikationskanal med markant andre regler end de gamle kanaler. Det har medbragt fordele og ulemper, afhængig af hvilken side man står på, og hvilket budskab man vil kommunikere. Jeg vil i det følgende opridse de tidligere kommunikationskanalers regler og sammenligne med hvad Facebook kan tilbyde. Når jeg omtaler en forenings medlemmer, dækker det både over spillere, trænere, bestyrelsesmedlemmere, dommere, forældre, kommunekontakter og alle andre, der har en aktie i foreningen.
De tidligere kanaler
Tidligere kunne man ytre sine holdninger om foreningen gennem følgende kanaler
- Kontakte foreningen
- Kommunikere 1-1 med foreningens medlemmer - Samtaler, telefon eller brev
- Kommunikere 1-flere med foreningens medlemmer - Møder, avis, radio eller fjernsyn
Spredning af holdningen via 1-1 kommunikation begrænser mængden af mennesker, som hører om holdningen, medmindre der lægges et større arbejde bag. Møder kræver at folk tager tid ud af deres kalender og møder op. Avis, radio og fjernsyn har et filter, som holdningen skal igennem, førend den bliver sendt ud. Det sætter krav til budskabets relevans og måden det præsenteres på.
Facebook har totalt andre regler end de gamle kanaler.
Alles holdning kan ses og spredes let. Man kan lave et opslag, som ens venner kan dele, så det kommer ud til mange venners stream. Man kan copy-paste chatbeskeder. En post på en forenings væg kan ses af alle dens medlemmer. Det kræver kun nogle tastetryk og ét klik og koster ingen penge, så arbejdsbyrden er minimal for at nå en masse mennesker.
Der er intet filter eller krav om saglig og fyldestgørende argumentation. De tidligere massekommunikationskanalers filter og formkrav er fjernet. Du kan skrive hvad som helst, typisk uden konsekvenser for dig selv.
Negative kommentarer vil fylde mere end positive. Hvis foreningen har 100 medlemmer, hvoraf 98 er indifferente med en af foreningens beslutninger, og to medlemmer er stiktossede, så vil foreningens side være domineret af de to sidstnævnte, mens de umiddelbart indifferente medlemmer oftest forbliver i tavshed. Det kan være med til at så en mistillid til foreningen. Denne negative selektion har altid eksisteret, men Facebook forstærker effekten, så små sager kan blive altoverskyggende.
At skrive på en skærm er upersonligt, så man tør skrive ting, som man aldrig ville sige til personerne ansigt til ansigt, eller hvis man sad i et rum med alle læserne af kommentaren. Al non-verbal kommunikation er skåret fra, så risikoen for fejlfortolkning er øget.
Dette gør det ekstremt nemt for skabe en såkaldt shitstorm pba. af én negativ holdning. Det giver den enkelte en utrolig frihed og mulighed for at blive hørt, men skaber meget hovedpine for foreningene, fordi proportionerne fjernes.
http://jyllands-posten.dk/indland/ECE8385293/kommune-kritiseres-for-at-knaegte-ytringsfrihed/
http://jyllands-posten.dk/indland/politiretsvaesen/ECE8564373/gymnasium-politianmelder-elev-for-at-dele-noegenvideo/
http://www.b.dk/nationalt/hvorfor-faar-kvinder-de-groveste-svinere-paa-nettet
Jeg har to gange selv oplevet, at nogle af foreningens medlemmer har oprettet en lukket gruppe, som jeg blev nægtet adgang til med den begrundelse, at "vi har behov for at kunne diskutere nogle ting internt." Begge gange har formålet være at samle tropperne og opnå enigheden om et mål og midlerne til at nå målet. Begge gange var det enkelte personer, som var uenige i den retning jeg havde lagt for dagen.
Privatliv
Facebook har udvisket grænsen mellem ens privatliv og ens rolle i en foreningen, hvilket jeg oplevede i min tid som sportschef i Herlev Rebels.
Når jeg laver en post på Facebook, går den ud til familie, venner og kollegaer på arbejdet og i idrætsforeningen. Jeg kan nemt komme til at lave en post, som alle mine venner finder morsom, men som spillernes forældre finder dybt upassende. Man skal altså være meget bevidst om, hvem der læser en post.
Chat-funktionen giver en fantastisk måde at få hurtigt svar på og at komme i kontakt med hvem som helst. Hvis der er en U19-spiller, som er sat på en opgave, som er blevet aflyst, kan jeg hurtigt finde ham gennem U19-gruppen og informere ham. Det er hurtigere og nemmere end at ringe, og han kan bare læse beskeden, når det passer. Desværre er der samtidig en forventning om, at jeg svarer hurtigt på alle spørgsmål. Det betyder, at jeg er tilgængelig 24/7 til at besvare spørgsmål og løse problemer. Jobbet er dermed blevet til en fuldtidsstilling, i stedet for et frivilligt bijob.
I perioden inden jeg stoppede som sportschef, var der en stor problemstilling i foreningen, som i et halvt år overskyggede resten af arbejdet. Pga. den altidige tilgængelighed endte jeg med at undgå Facebook så meget som muligt, af frygt for flere beskeder om nye opgaver, som jeg skulle håndtere. Jeg havde Facebook åbent kortest mulig tid for at undgå, at nogen så, at jeg var online, skrev til mig og forventede et hurtigt svar eller at jeg løste problemet straks.
Der gik nogle måneder efter min opsigelse, førend jeg ikke følte ubehag ved at gå ind på Facebook, og at jeg rigtigt kunne koble af. Min kæreste fortæller mig, at jeg er blevet meget mere nærværende, da jeg ikke længere hele tiden følte, at der var nogle opgaver eller beskeder jeg skulle svare på.
Hvordan håndterer man så en størrelse som Facebook? Kan man lave en politik i foreningen, der skaber balance, udnytter fordelene og fjerner bagsiderne?
Jeg har ikke svarene, men her er et forslag:
- Al ekstern kommunikation foregår via hjemmesiden, som gendeles på Facebook, så folk uden Facebook kan følge med.
- Der findes opdaterede grupper, så et spørgsmål eller budskab altid rammer præcist de rigtige og ikke ved siden af.
- Bestyrelsen reagerer kun på e-mails. Der annonceres hvilke e-mails, der er modtaget, og hvilket bestyrelsesmøde de vil blive behandlet på, samt e-mails i køen. Det er kun et begrænset antal spørgsmål som diskuteres pr. bestyrelsesmøde, hvilket skaber incitament for spørgeren at vurdere, om det er bestyrelsens tid værd at diskutere spørgsmålet, fremfor de andre spørgsmål. Det burde skabe en forståelse for bestyrelsens begrænsede tid. Når et spørgsmål er behandlet, annonceres bestyrelsens holdning på Facebook i den korrekte interne gruppe. Private beskeder til bestyrelsesmedlemmer besvares med en "send det i en e-mail til bestyrelsen."
- Et udvalg bestående af medlemmer og forældre håndterer klager over upassende kommentarer på klubbens Facebook-grupper. Sanktionsmulighederne er en personlig advarsel, en offentlig advarsel og til sidst udelukkelse fra gruppen ved tredje forseelse.
- Klubbens ansatte (bestyrelsesmedlemmer og trænere) må ikke klage over klubben i den forkerte gruppe. Al kritik skal holdes og afklares internt.
Værktøjer til hjemmesiden
I min tid som sportschef i Herlev Rebels fik jeg indført en ind- og udmeldelsesblanket. De blev lavet via Google Forms, og I kan fortsat se resultaterne her og her. Data bliver spyttet ud i et online regneark, som man kan give udvalgte personer adgang til. Man kan lave en automatisk udsendelse af e-mail til personer, som skal informeres, når formularen er blevet udfyldt. Udmeldelsesblanketten giver én mulighed for at stille spørgsmål med frivillige svar til medlemmerne, så foreningen bedre kan forstå udmeldelsen.
Jeg forsøgte også at lave et alternativ til Rebels Score, der er et opgaveregisteringssystem, hvor der kan oprettes opgaver, som giver point, som medlemmerne kan tilmelde sig og få point for fuldførte opgaver. Det har nogle begræsninger, f.eks. hvis et medlem stopper, kan man ikke hurtigt identificere hvilke opgaver han var sat på, og oprettelse af nye brugere med et kodeord skal gøres i hånden.
Mit alternativ, der aldrig blev taget i brug, kan findes her. Alle der ønsker at bruge det, kan lave en kopi og gemme den på deres Google drive. I må gerne skrive en 'Tak' besked til mig, hvis I ender med at benytte det.
Her er en komprimeret beskrivelse af arket:
Tanken er, at medlemmerne kan tilmelde sig en opgave i 'Efter dato' fanen ved at udfylde navn, hold og telefonnr. Dette er åbent i en tidsbegrænset periode, hvorefter medlemmerne med færrest forventede point, vil blive fyldt på de ledige opgaver. Dette gøres så snart sæsonens opgaver er fastlagt. Des flere sæsonopgaver man kan fastlægge på forhånd, des tidligere kan folk blive sat på. Pointene vil så blive uddelt efterhånden, som opgaverne bliver afviklet, målt via dagsdato. Alle medlemmer skal udfyldes længere nede i 'Efter dato' fanen, så man kan se hvilke medlemmer, der ikke er tilmeldt en eneste opgave. Fanen 'Efter hold, navn, dato' giver den enkelte spiller mulighed for samlet at se, hvilke opgaver en han/hun har.
Det er medlemmets ansvar at finde en afløser, hvis han/hun ikke kan fuldføre opgaven. Ved en ikke-løst opgave gives én spilledags karantæne.